Mit dem Dokumentenmanagementsystem von AXAVIA finden Sie Ihre Dokumente ab sofort auf Anhieb. Und zwar in der richtigen Version.
Dokumentenmanagement
Wie managen Sie Ihre Dokumente?
Bei der Abwicklung von technischen Projekten steigt die Flut an Dokumenten schier ins Unendliche. Hier die Aktualität von Dokumenten sicherzustellen und Redundanzen auszuschließen, stellen eine immense Herausforderung dar. Hinzu kommt, dass von überall ein Zugriff auf die Dokumente gewährleistet sein soll. AXAVIAseries enthält ein integriertes Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Durch den schnellen Zugriff auf Ihre Unterlagen, haben Sie jederzeit einen exakten Überblick und finden auf Anhieb das richtige Dokument. Die physikalischen Dateien werden automatisch im richtigen Verzeichnis auf der Festplatte oder im sicheren Tresor abgelegt.
Besonders interessant für Techniker: AXAVIAdms ist auch für den CAD-Einsatz gerüstet und verfügt über zahlreiche CAD-PlugIns. Intuitive Dokumentenablage. Rasches Auffinden von Dokumenten. Optimierte Workflows. AXAVIAdms erleichtert Ihr Management von Dokumenten erheblich. Nutzen Sie das Potenzial von AXAVIAdms um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.
Ihre Vorteile mit AXAVIAdms:
- Projekt- und Dokumentenverwaltung
- Dokumenteneigenschaften und Klassifizierung
- Dublettenprüfung
- Lokaler vs. globaler Arbeitsbereich
- Workflow & Revisionierung
- Dokumentensatz & Archivierung
- Digitale Unterschrift
- Viewer Integration
- Dokumentenverwaltung im Web
Hier finden Sie unsere kostenlose Checkliste mit 10 Tipps zur Auswahl Ihrer perfekten DMS Software.
Intuitive Dokumentenablage
Mit AXAVIAdms können Sie Ihre Dokumente nach Ihren persönlichen Vorlieben ablegen und strukturieren. Durch die starke Orientierung an Windowsgegebenheiten können Dokumente ganz einfach über Vorlagen oder per Drag & Drop aus dem Explorer übernommen werden. Neben der Dokumentenablage in gewohnten Ordnerstrukturen, kann diese auch projektorientiert erfolgen. Der Vorteil daran: Projekte können neben Dokumenten auch andere Elemente, wie Kalkulation, technische Strukturen oder das komplette Projektmanagement enthalten. Somit wird eine nahtlose Verknüpfung zum Dokumentenmanagement geschaffen.
- Beliebige und frei definierbare Ordnerstruktur
- Drag & Drop aus dem Explorer
- Vorlagen zur Standardisierung
- Projektgruppen und Projekte
- Projektteam mit Rolle definiert die Zugriffsberechtigung
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Beliebige und frei definierbare Ordnerstrukturen
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Dokumentenvorschau mit AXAVIA Brava Viewer
Dokumenteneigenschaften und Klassifizierung – genial für Techniker
AXAVIAdms enthält eine Vielzahl von Dokumenteninformationen. Neben Ersteller und letzte Änderung sind auch spezifische CAD-Informationen enthalten. Ergänzend zur Recherche nach beliebigen Dokumenteneigenschaften, können Sie zu jedem Dokument Schlagwörter vergeben über welche die Dokumente jederzeit gefunden werden. Optional zur Suche werden diese Schlagworte in einem Indexbaum dargestellt, damit die Dokumente in einer strukturierten Form gefunden werden. Die Dokumente können via Drag & Drop aus dem Windows Explorer übernommen werden.
Die Dokumentablage kann auch projektorientiert aufgebaut werden. Dazu stehen Ihnen Projektgruppen und Projekte zur Verfügung. Ein Projekt kann neben den Dokumenten auch andere Elemente, wie Kalkulation, Projektmanagement oder technische Strukturen enthalten und ist nahtlos mit dem Dokumentenmanagement verknüpft.
In technischen Bereichen, insbesondere im Kraftwerksbau, sind spezielle Kennzeichnungsnormen für Dokumente vorgesehen. Die Kennzeichnung nach Anlagen-, Orts- oder KKS-Kennzeichen bedarf einer speziellen Erweiterung. Es wird hier auf die technische Struktur der Anlage zurückgegriffen und so die Integration in die Engineeringdatenbank geschaffen. AXAVIAdms unterstützt einerseits diese Kennzeichnung und verfügt andererseits über eine Implementierung des Kennzeichnungssystems nach DIN 61355.
- Anlagen- und Ortskennzeichnung
- KKS-Kennzeichnung
- DIN 61355
Dokumente prüfen und freigeben
Über definierte Workflows können Dokumente sowohl intern, als auch extern überprüft und freigegeben werden. Für das Änderungs- und Freigabewesen steht ein mehrstufiger Freigabeprozess zur Verfügung, der in der Standardkonfiguration zweistufig (Prüfung und Freigabe) ist. Es wird, in Verbindung mit dem Login, der entsprechende Benutzer mit Prüf- und Freigabedatum eingetragen. Der Objektstatus gibt Ihnen jederzeit Auskunft über den aktuellen Status (In Arbeit, In Prüfung, Freigegeben, Veraltet, …). Nützen Sie den Workflow nicht nur für Dokumente, sondern auch für jede Art von Objekten.
Ab einem bestimmten Stand eines Projektes ist es notwendig alle Änderungen exakt aufzuzeichnen. Insbesondere in der Pharma- oder Chemieindustrie ist eine exakte Reproduzierbarkeit gesetzlich vorgeschrieben. AXAVIAseries protokolliert die wichtigsten Änderungen. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer ein Objekt wann erzeugt und zuletzt geändert hat. Über ein Änderungsprotokoll sind alle Änderungen der Daten, wie z.B.: wer, wann, was geändert hat, exakt dokumentiert und somit jederzeit nachvollziehbar. Wichtige Ereignisse oder Änderungen können überwacht und automatische Benachrichtigungen per E-Mail versandt werden. Es können einzelne Objekte, Objektgruppen oder Statusänderungen protokolliert werden.
- Workflow für Änderungs- und Freigabewesen
- Objektstatus kennzeichnet den Zustand eines Objektes
- Objektstatus beeinflusst die Benutzerrechte
- Revisionierung zur weiteren Bearbeitung
- Protokollierung der Änderungen und Zugriff auf die Historie
- Benachrichtigung bei relevanten Änderungen
Dokumente elektronisch unterschreiben
Die elektronische Unterschrift bringt Ihre händische Unterschrift in die digitale Welt. Mithilfe der handgeschriebenen elektronischen Signatur kann die Prozesskette des digitalen Dokuments von der Erstellung bis hin zur Archivierung ohne Medienbruch realisiert werden.
Die eigenhändige elektronische Unterschrift, die auf einem Unterschriftenpad oder mobilen Gerät mit Stifteingabe geleistet wird, gewinnt immer mehr an Bedeutung. Nur sie allein stellt eine einfache Fortsetzung des herkömmlichen Arbeitsprozesses, das Schreiben einer Unterschrift, in elektronischer Form dar.
Die generelle Sicherheit der Lösung wurde dabei bereits von unabhängigen Prüfinstituten wie z. B. des TÜVs und von vielen namhaften signotec Kunden erfolgreich geprüft und zertifiziert.
Revisionssicheres Archiv mit Filelock
Der Umgang mit Geschäftsdokumenten unterliegt strengen Regelungen: Nach den Richtlinien des HGB, den GoBD und weiteren steuerrechtlichen sowie handelsrechtlichen Vorgaben sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Daten revisionssicher zu archivieren. Eine Unzulänglichkeit kann zu Bußgeldern in Millionenhöhe führen.
Doch die Umsetzung aller Vorgaben stellt Unternehmen jeder Größe vor beachtliche Herausforderungen: Die Sicherstellung von Compliance, Umstellung der IT-Struktur und neue Arbeitsabläufe kosten viel Zeit und Geld. Doch das können Sie sich sparen: FileLock bietet Ihnen eine einfache, flexible und kostengünstige Lösung. Dank WORM-Funktionalität werden Daten automatisch unveränderbar gespeichert. Für den Nutzer ändert sich dabei nichts: Er kann weiterhin wie gewohnt über AXAVIA auf die Daten zugreifen, da sie beliebig oft gelesen werden können. Jegliche Änderungsversuche werden jedoch komplett abgeblockt, zumindest während der eingestellten Retention Time. Erst nach Ablauf dieser Zeit ist es wieder möglich, die Daten zu löschen. So werden unautorisierte Zugriffe auf archivierte Daten ausgeschlossen.
Doch FileLock schützt nicht nur neue Dokumente, auch bestehende Daten können nachträglich revisionssicher archiviert werden. So bietet es eine einfache Lösung, um Daten revisionssicher zu schützen, ohne in bestehende Systeme und
Prozesse einzugreifen.
Die FileLock-Software läuft sowohl auf Standard-Windows-Servern als auch auf einer virtuellen Maschine und ist entsprechend Ihrer Systemanforderungen individuell skalierbar. Das Produkt FileLock ist im AXAVIAdms integiert und wird über den Workflow gesteuert. Dokumente, welche in das revisionssichere Archiv verschoben werden. sind somit nicht mehr veränderbar. Das Produkt Filelock der Firma Graudata ist ein optionales Produkt und muss gesondert erworben werden.
Dokumentenvorschau mit AXAVIA Brava Viewer
Zur schnellen Vorschau von Dokumente in unterschiedlichsten Formaten ist der AXAVIA Brava Viewer perfekt geeignet. Neben dem reinen Viewing stehen viele weitere Funktionalitäten zur Verfügung.
- Darstellung von über 100 Dateiformaten
- Drucken ohne CAD
- Anbringung und Verwaltung von Anmerkungen (Markups)
- Vergleichen von Dateien
- Messen in Zeichnungen
Dokumentenverwaltung im Web
Der Zugriff auf Dokumente über das Web Portal von AXAVIA ermöglicht eine Reihe von zusätzlichen Möglichkeiten in der Dokumentenverwaltung. Jeder hat somit von überall über einen Browser Zugriff auf seine Dokumente. Binden Sie auch externe Partner in Ihre Prozesse ein indem Sie Ihnen Zugriff auf Dokumente über das Web Portal erlauben.
Über das Web Portal stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Zugriff auf Projekte und Dokumente
- Steuerung der Berechtigungen über das Projektteam und deren Rollen
- Download und Upload von Dokumenten
- Prüfung und Freigabe von Dokumenten
- Revisionierung von Dokumenten
- Automatische Revisionierung bei Upload von Dokumenten
- Teilen und versenden von Dokumenten
- Voransicht über Brava Viewer
- Digitale Unterschrift mit SignoSign
Die DMS Software von AXAVIA
bietet Ihnen
AXAVIAdms
Mit AXAVIAdms können Sie Ihre Dokumente rasch und effizient verwalten.
AXAVIA Brava Pro
Zur Voransicht von Dokumenten ist der Brava Viewer der Firma Opentext in AXAVIA integriert.
AXAVIAonline Service Signo Sign
Die elektronische Unterschrift mit SignoSign bringt Ihre händische Unterschrift in die digitale Welt. Mithilfe der handgeschriebenen elektronischen Signatur kann die Prozesskette des digitalen Dokuments von der Erstellung bis hin zur Archivierung ohne Medienbruch realisiert werden.
Die eigenhändige elektronische Unterschrift, die auf einem Unterschriftenpad oder mobilen Gerät mit Stifteingabe geleistet wird, gewinnt immer mehr an Bedeutung. Nur sie allein stellt eine einfache Fortsetzung des herkömmlichen Arbeitsprozesses, das Schreiben einer Unterschrift, in elektronischer Form dar.
Die generelle Sicherheit der Lösung wurde dabei bereits von unabhängigen Prüfinstituten wie z. B. des TÜVs und von vielen namhaften signotec Kunden erfolgreich geprüft und zertifiziert. Die handschriftliche elektronische Signatur ist darüber hinaus besonders einfach einzuführen, da sie auf einem altbekannten Prozess beruht. Der Vorgang des Unterschreibens ist vielen Menschen geläufig. Insofern nimmt sie eine besonders starke Vertrauensstellung ein.
Die klassische Unterschrift verfügt dabei gegenüber Karten- und PIN-Systemen über ganz wesentliche Vorteile:
