Digitalisierung Ihrer Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens. Unsere vielfältigen Module unterstützen Sie unter anderem bei der Verwaltung Ihrer Aufträge, Finanzen, Personal und IT-spezifischen Produkten. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Aufträge bearbeiten, Lieferscheine und Rechnungen erstellen sowie Teilrechnungen und Vorauszahlungen verwalten. Die Finanzverwaltung bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Finanzen und mit AXAVIAhrm digitalisieren Sie das Personalmanagement Ihres Unternehmens. Zudem ermöglicht Ihnen AXAVIA eine effiziente Verwaltung Ihrer IT-spezifischen Produkte. Dadurch erhalten Sie eine ganzheitliche Lösung zur Steigerung der Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse und zur Optimierung Ihres Unternehmens.
Ihre Vorteile mit AXAVIAerp:
- Optimale Unterstützung Ihrer kompletten Auftragsabwicklung
- Übersicht über Ihre Finanzen und Schnittstellen an diverse Buchhaltungsprogramme
- Digitalisierte Personalverwaltungsprozesse
- IT-spezifische Produkte verwalten wie Softwarelizenzen oder Wartungsverträge
Effiziente Kunden- und Lieferantenverwaltung
Geschäftspartner aus dem CRM-Modul werden zu Kunden oder Lieferanten. Auch Geldinstitute für Bankgarantien oder Transportunternehmen können Sie separat erfassen und verwalten.
Beim Erstellen von Kunden- oder Lieferantendokumenten haben Sie die Kunden- und Lieferantendaten schnell und einfach im Zugriff.
- Kundendatenbank mit Klassifikation
- Lieferantendatenbank mit Bewertung
- Banken- und Kontenverwaltung
- Alle Kunden- und Lieferantendaten auf einen Blick
Zu bearbeitenden Aufträge
Auftragseigenschaften wie Liefertermin, Zahlungskonditionen, Preise uvm.
Übersicht über alle Aufträge
Übersichtliche Artikelverwaltung
Auf Basis der allgemeinen Artikelverwaltung werden die relevanten kaufmännischen Informationen für die Auftragsbearbeitung und die Beschaffung ergänzt.
- Kunden- und Lieferantenpreislisten
- Gewährleistungs- und Garantieinformationen
- Klassifizierungen für Statistiken
- Daten für die automatische Vorkontierung von Rechnungen
Rasche Auftragsverwaltung
Aus dem letztgültigen Angebot wird automatisch der Auftrag übergeleitet. Alle Informationen aus dem Angebot werden übernommen. Ergänzen Sie den Auftrag um Informationen wie Bestellnummer des Kunden und erstellen Sie eine Auftragsbestätigung. Zum Auftrag haben Sie jederzeit den Überblick der zugehörigen Positionen, Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen.
Auftragsdaten
Die Auftragsnummer und das Auftragsdatum wird automatisch generiert. Daten wie Kundendaten, Lieferanschrift, Rechnungsanschrift oder Konditionen werden vom Kunden übernommen und können im aktuelle Auftrag individuell abgeändert werden. Für Kopf- und Fußzeile stehen Textbausteine zur Verfügung.
Auftragsbestätigung
Über einen Bericht wird ein Dokument als PDF oder Word Dokument erzeugt, welches im Dokumentenmanagement hinterlegt wird und dem Kunden direkt aus AXAVIA per E-Mail verschickt werden kann.
Auftragsstatus
Der Status wird getrennt für Lieferung, Verrechnung und Zahlung ermittelt. Es ist daher jederzeit ersichtlich, wie weit der Auftrag abgewickelt ist.
Individuell anpassbar
Verpackung und Transport leicht gemacht
Für den Versand von Produkten werden entsprechende Versandpapiere benötigt. Die „Packliste“ und die „Transportbestellung“ mit Informationen zum Inhalt, Gewicht und Größe sowie Zustellanweisungen erstellen Sie direkt in AXAVIA und erzeugen die nötigen Unterlagen zum Versand.
Verpackung und Packliste
Eine Lieferung kann in entsprechende Verpackungseinheiten zusammengefasst werden. Verpackungshinweise geben dem Verpacker die notwendigen Informationen. In einer Packliste wird der Inhalt der einzelnen Verpackungseinheiten aufgelistet. Dem Transportunternehmen wird in Form einer Kolliliste die entsprechenden Verpackungseinheiten mit Abmessung und Gewicht übergeben. Aus den Inhalten wird auch automatisch der Wert ermittelt, der für den Abschluss einer Transportversicherung relevant ist.
Transportbestellung
In einer Transportbestellung werden dem Transportunternehmen die notwendigen Informationen übermittelt.
Fakturierung & Mahnwesen auf Knopfdruck
AXAVIA unterstützt Sie beim Erstellen von Rechnungen. Bestehende Informationen aus vorangegangenen Schritten der Auftragsabwicklung werden nahtlos übernommen. Dies bedeutet für Sie als Anwender den maximalen Komfort und die größtmögliche Sicherheit auf Richtigkeit der Daten.
Darüber hinaus können Sie den Rechnungsstatus verfolgen und gegebenenfalls Ihr gesamtes Mahnwesen damit betreiben.
- Ausgangsrechnung inkl. E-Rechnung
- Proformarechnung, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung
- Vorkontierung
- Gutschrift, Lastschrift
Überleitung aus Auftrag
Eine Ausgangsrechnung kann durch Überleitung eines Auftrages erzeugt werden. Dabei werden die jeweiligen Positionen entsprechend ausgewählt und somit in der Ausgangsrechnung übernommen.
Überleitung aus Zeitaufzeichnungseinträgen
Eine Ausgangsrechnung kann aus einer Überleitung aus einem oder einer Reihe von Zeitaufzeichnungseinträgen erzeugt werden. Dabei werde die Daten in kumulierter Form aus den Zeitaufzeichnungseinträgen in die Ausgangsrechnung übernommen.
Die Verrechnungspreise sind dabei in der Rechnung manuell über eine Produktauswahl oder durch hinterlegte Preislisten festgelegt.
Automatisierte Rechungserstellung
Preise aus dem hinterlegten Produktkatalog
Bedarfsanforderungen (BANF) – Kosten senken, Wettbewerbsfähigkeit stärken
Als Bestellanforderung bezeichnet man eine Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. Eine Bestellanforderung resultiert aus einem Bedarf an Waren oder Dienstleistungen. Mit ihr wird ein Beschaffungsvorgang angestoßen. Die Anforderung stellt noch keine Bestellung dar. Die Bedarfsanforderung wird als BANF von der entsprechenden Fachabteilung manuell oder mit der entsprechenden Überleitung aus der Stückliste erstellt und an den Einkauf weitergeleitet.
In der Bestellanforderung wird neben dem Besteller und der Projektnummer, die Artikelbenennung und die Artikelnummer, die Anzahl und der entsprechende Preis, der Lieferant und der gewünschte Liefertermin aufgeführt. Je nach Volumen der Bestellung muss diese – entsprechend den jeweiligen Firmenrichtlinien – vom Kostenstellen-Verantwortlichen freigegeben werden. Auf Grund der Bestellanforderung wird vom Einkauf die entsprechende Beschaffung ausgelöst, woraus eine Lieferantenbestellung, ein Fertigungsauftrag oder eine Lagerentnahme resultieren kann.
Gibt es in einem Unternehmen eine zentrale Beschaffung, wird der laufende Bedarf an die Beschaffung gemeldet. Dabei werden Informationen wie Produkt, Lieferdatum oder bevorzugter Lieferant vom Bedarfsträger vorgegeben. In der Beschaffung wird dann die Planung für die Beschaffung erledigt und festgelegt, ob der Bedarf durch Zukauf, Lagerentnahme oder auch durch die eigene Fertigung gedeckt wird. Die Beschaffung über Lagerentnahme und eigene Fertigung werden in den Modulen zur Lagerverwaltung und Fertigungsplanung behandelt. Die Beschaffung durch Zukauf mit Lieferantenanfrage und Bestellung wird im Folgenden genauer beschrieben.
Automatisierte Lieferantenanfragen & -bestellungen
Lieferantenanfrage
In vielen Fällen ist es notwendig aktuelle Preise anzufragen. Nutzen Sie dazu die Lieferantenanfrage und erstellen Sie schnell und einfach eine Anfrage an Ihre Lieferanten und übermitteln Sie diese per E-Mail um rasch die gewünschten Preise zu erhalten. Die Lieferantenanfrage kann aus den BANF Positionen übergeleitet und so einfach und schnell erstellt werden. In speziellen Fällen ist es auch notwendig, zusätzliche Unterlagen wie Zeichnungen oder Spezifikationen an den Lieferanten zu übermitteln.
Vom Lieferanten sollten Sie das konkrete Angebot erhalten, welches Sie entsprechend bei der Lieferantenanfrage hinterlegen können. Die angebotenen Preise und Liefertermine können Sie in den Positionen der Lieferantenanfrage
hinterlegen. Für den Fall, dass Sie gleich mehrere Anfragen erstellen müssen, steht Ihnen ein Vergleich von Anfragen über die Lieferantenausschreibung zur Verfügung. Definieren Sie in der Ausschreibung die anzufragenden Positionen und erstellen Sie eine dezidierte Lieferantenanfrage für jeden Lieferanten.
Lieferantenbestellung
Generieren Sie aus der BANF oder der Anfrage mittels Überleitung Ihre Lieferantenbestellung. Ergänzen Sie die weiteren Daten wie Liefertermin, Zahlungsziele oder weitere Konditionen und senden die Bestellung als PDF Datei via E-Mail an den Lieferanten. Der Status einer Lieferantenbestellung wird automatisch über die weiteren Prozessschritte wie Liefereingang und Rechnungseingang bzw. Zahlung ermittelt. Sie haben somit jederzeit einen raschen Überblick über den Status Ihre Bestellungen und können bei Verzögerungen rasch reagieren.
Nachkalkulation & Controlling – alle Kosten im Blick
Auftragsverfolgung
Auftrags- und Projektcontrolling sind für Projektleitung, Einkauf und Verkauf die wesentlichsten Aufgaben. Mit AXAVIAorder haben Sie jederzeit einen Überblick über den Auftragsstatus. Sind Ihre Bestellungen bereits eingetroffen? Wurde Ihr Fertigungsauftrag bereits erledigt? Welche Teile wurden wann an die Baustelle geliefert? Welche Teile wurden an den Kunden verrechnet? Auf diese und noch viele weitere Fragen haben Sie jederzeit eine Antwort parat.
- Bestellstatus
- Lieferstatus
- Verrechnungsstatus
- Zahlungsstatus
Auftragsnachkalkulation
Am Auftrag werden alle kosten- und ertragsrelevanten Informationen gesammelt und in der Nachkalkulation dargestellt. Aufgeschlüsselt nach Lieferantenbestellung, Lieferung Eingang, Eingangsrechnung, Zahlung, Lieferung Ausgang, Ausgangsrechnung, Reisekosten, Spesen, Transportkosten und Stundenaufwand werden die Kosten und Erträge ermittelt und daraus wird ein Ertrag für den Auftrag errechnet.
Diese einfache mitlaufende Nachkalkulation ist eine laufende Berechnung und ist sofort nach Eingabe der Daten aktuell und ist für einen schnellen Überblick der Auftragssituation vorgesehen.
Projektkostenkontrolle
Für eine detaillierte Kostenkontrolle nach Kostenart, Kostenträger und Kostenstelle werden nach einer frei definierbaren Struktur die kosten- und ertragsrelevanten Elemente zu den Kostenelementen zugebucht. Die Buchung erfolgt dabei durch hinterlegte Regeln. Die Kostenkontrolle erfolgt einerseits projektbezogen und andererseits unternehmensbezogen. Durch die zeitgenauen Buchungen ist auch der entsprechende Kostenverlauf ersichtlich. Für die Kostenkontrolle steht auch der Vergleich zwischen Kalkulation, Budget, aktueller Situation und Hochrechnung zur Verfügung.
Kreditoren/ Debitoren Verwaltung als Grundpfeiler einer erfolgreichen Buchhaltung
Kreditoren und Debitoren bilden die Basis aller Geschäftsfälle. Die Konten enthalten alle relevanten Informationen zur Buchung von Geschäftsfällen zum Kunden und Lieferanten.
Die Debitoren- und Kreditorenkonten sind mit dem Geschäftspartner der Adressverwaltung verknüpft und bekommen von dort die entsprechenden Basisinformationen wie Firmenname oder Adresse vererbt.
Kontenrahmen & Rechnungskontierung als Basis für eine automatisierte Buchhaltung
Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis, das alle Kostenarten systematisch numerischen Konten für die Buchführung in einem Wirtschaftszweig zuordnet. Er dient als Richtlinie und Empfehlung für die Aufstellung eines konkreten Kontenplans in einem Unternehmen.
Der Kontenrahmen in AXAVIA ist auch die Basis für die Vorkontierung von Rechnungen und Zahlungen. Es werden dabei die einzelnen Konten in entsprechende Gruppen strukturiert. Der Kontenrahmen ist für das entsprechende Unternehmen (Mandant) und das jeweilige Geschäftsjahr definiert. Die einzelnen Konten haben dabei Informationen wie Kontonummer, Bezeichnung und Steuercode.
Rechnungskontierung
Zum schnellen Buchen von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Zahlungen können die Belege vorkontiert werden. Dies kann einerseits manuell gemacht werden, und andererseits stehen dazu Buchungsregeln zur Verfügung, welche die Vorkontierung weitgehend automatisch durchführen.
Für die Buchungsregeln werden Informationen wie Buchungsgruppe aus dem Artikel, Länderinformation des Geschäftspartners oder die Art des Geschäftsfalles genutzt. Natürlich greifen die Buchungsregeln auf Ihren definierten Kontenrahmen zurück.
Transparente Finanzverwaltung durch Kassenbuch
Zur Führung des Kassennachweises ist ein Kassenbuch notwendig. Dazu werden alle Zahlungsein- und ausgänge mit den relevanten Informationen geführt. Mit einem Bericht drucken Sie am Monatsende das Kassenbuch und haben so die nötige Dokumentation.
Durchdachte Budgetierung
Das Budget eines Unternehmens ist die Planung für ein Geschäftsjahr. Dazu wird ein Budget für die einzelnen Bereiche, Abteilungen oder Produktgruppen erstellt. Diese werden monatsweise bzw. quartalsweise erfasst um auch den zeitlichen Verlauf der Geschäftsentwicklung darzustellen.
Diese werden dann der tatsächliche Entwicklung gegenübergestellt um die Abweichungen zu erkennen und entsprechend gegensteuern zu können.
Liquiditätsengpässe und unerwartete Zahlungsschwierigkeiten vorbeugen
Die Liquiditätsplanung erstellt für alle Unternehmen (Mandanten) automatisch eine wochenweise Liquiditätsvorschau aus den relevanten Informationen. Dabei werden folgende Daten aus dem ERP verwendet.
- tatsächliche und geplante Zahlungen
- Rechnungen mit Zahlungszielen unter Berücksichtigung von Skontozahlern
- Aufträge mit Zahlungsplänen
- Bestellungen mit Zahlungsplänen
- Sonderaufwände
In Kombination mit den vereinbarten Kontenrahmen haben sie eine optimale Vorschau der verfügbaren Liquidität
der nächsten Monate.
Optimieren Sie Ihre Personalprozesse
Mitarbeiterstammdaten
Die Stammdaten der Mitarbeiter stellen die Grundlage für die Personalverwaltung dar. Neben den Basisdaten wie Name, Mailadresse oder Telefonnummer können auch persönliche Daten wie Privatanschrift oder Geburtsdatum hinterlegt werden. Zur Verwaltung der Personalakte gehören aber auch die Vertragsdaten wie Einstellungsdatum, relevanter KV oder Einstufung zum KV. Hinterlegen Sie auch gleich die unterschriebenen Verträge in der Dokumentenverwaltung und habe so jederzeit direkten Zugriff auf die Unterlagen.
Qualifikationen und Kenntnisse
Definieren Sie Ihre Anforderungsprofile in Form von Qualifikationskatalogen und hinterlegen Sie die jeweiligen Kenntnisse mit einer Beurteilung bei jedem Mitarbeiter. Auf Basis der hinterlegten Kenntnisse und der Festlegung der Qualifikation einer Aufgabe unterstützt Sie das AXAVIA Projektmanagement bei der Auswahl des am besten geeigneten Mitarbeiters.
- Qualifikationskatalog für die jeweiligen Anforderungsprofile
- verschiedene Qualifikationen je Anforderungskatalog
- Bewertungsstaffel je Qualifikation
- Automatische Auswahl der geeigneten Mitarbeiter nach Qualifikation im
Projektmanagement
Befähigungsnachweis mit Ablaufdatum
Hinterlegen Sie bei jedem Mitarbeiter die benötigten Befähigungsnachweise wie Schweißzeugnisse oder Kranführernachweise. AXAVIA erinnert Sie rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit der Nachweise.
- Gültigkeit über Ablaufdatum
- Wiedervorlage vor Ablauf
Digitalisiertes Bewerbermanagement
Die Gewinnung von Mitarbeitern ist aktuell von zentraler Bedeutung. Kein Unternehmen kann es sich mehr leisten Bewerber nicht zu berücksichtigen. Eine Bewerberverwaltung ist daher ein Kernelement der Personalverwaltung.
Erstellen Sie Ihre Stellenausschreibungen und veröffentlichen diese entsprechend über Ihre Web Seite. Die Bewerber können sich für die entsprechenden Ausschreibungen direkt über Ihre Web Seite bewerben und Sie behalten den optimalen Überblick. Integrieren Sie das Bewerberportal direkt in Ihre Homepage. Die Bewerber können Sie hier für Ihre Stellenausschreibungen registrieren und Sie erhalten die Bewerbungen digital in die Bewerberdatenbank. Der Bewerber speichert auch seine Bewerbungsunterlagen einfach über das Portal in Ihre Bewerberdatenbank.
Nutzen Sie AXAVIA auch gleich für die Verwaltung der Bewerbungsgespräche sowie zur Organisation des weiteren Bewerbungsprozesses. In Verbindung mit dem Bewerberportal im Web können Sie den Bewerbungsprozess komplett digitalisieren.
In Verbindung mit dem Reportingtool liefert Ihnen AXAVIA Statistiken und Auswertungen zu Ihrem Bewerbungsprozess.
Entwicklungsaufgaben, Lizenzen und Wartungsverträge effizient verwalten
Softwarelizenzverwaltung
In vielen Unternehmen werden nicht nur Hardwarekomponenten verkauft, sondern auch Produktlizenzen. Insbesondere im Bereich der IT-Branche ist die Verwaltung der Produktlizenzen ein wichtiger Bestandteil in der Auftragsabwicklung. AXAVIA liefert Ihnen auf einen Blick, welche Lizenzen der Kunde erworben hat.
Folgende Daten sind dabei relevant:
- Softwareprodukt und Lizenzart
- Seriennummer und Freischaltcode
- Gültigkeitsdauer
Softwarewartungsverwaltung
Wartungsverträge sind Verträge zur Erbringung von laufenden Leistungen, welche periodisch berechnet werden. Typisch hierfür sind Softwarewartungen, welche jährlich berechnet werden. Im Kundenservice ist es besonders wichtig, schnell Zugriff auf die Vertragsdaten zu haben, um dem Kunden eventuelle zusätzliche Kosten rasch weitergeben zu können. Laufzeit, Abrechnungsinformation und Kündigungsdauer sind in AXAVIA ebenso hinterlegt, wie die Verknüpfung zur entsprechenden Rechnung. AXAVIA liefert Ihnen jederzeit einen Überblick aller aktuellen Wartungsverträge und wann diese ablaufen bzw. erneut zu verrechnen sind. Über Servicejobs lässt sich sogar die wiederkehrende Rechnungslegung automatisieren.
Anforderungen und Entwicklungsaufgaben
Sollten Sie auch Software selber entwickeln ist die Organisation der Softwareentwicklung ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die Entwicklungsaufgabe stellt dabei eine Erweiterung der Aufgaben aus dem Projektmanagement dar. Definieren Sie einerseits Ihre Anforderungen und die daraus abgeleiteten Entwicklungsaufgaben. Planen Sie aus dem Pool von Entwicklungsaufgaben Ihre Sprints und definieren die Reihenfolge der Abarbeitung. Legen Sie das Zeitbudget fest und überwachen Sie bei integrierter Zeiterfassung die Einhaltung des Budgets. Informationen über Test, Dokumentation und Zuständigkeiten dokumentieren Sie in Ihren Qualitätsstandard.
- Definition von Entwicklungsaufgaben
- Definition der Sprints über Aufgabengruppen
- Festlegen der Priorität und Reihenfolge
- Definition von Zeitbudgets
ERP-IT Erweiterung im Web
Über das Web Portal stehen Ihren KundenInformationen über Lizenzen und Wartungsverträge zur Verfügung. Nutzen Sie das Web Portal in Ihren Projekten und organisieren Sie Ihre Projektanforderungen über das Web Portal. In Kombination mit dem Ticketsystem steht Ihnen eine umfangreiche Kommunikationsplattform mit Ihren Kunden zur Verfügung.
- Projektanforderungen
- Softwarelizenzen
- Softwarewartung