Wer auf der Suche nach einer Dokumentenmanagementsoftware (DMS-Software) ist, stellt sich häufig die Frage, welche Funktionen unbedingt enthalten sein sollen.
Neben einem reinen digitalen Archiv bieten die meisten Anbieter viele weitere Funktionen im Umgang mit digitalen Dokumenten an.
Digitales Archiv
Eine der Hauptfunktion einer DMS-Software ist das Verwalten von digitalen Dokumenten. Dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie Rechnungen oder Verträge. Teilweise kann ein digitales Archiv ein Papierarchiv ersetzen und erspart das mühsame und platzraubende lagern von Ordnern.
Um seine digitalen Dokumente schnell und zuverlässig wiederzufinden sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Zum einen eine effektive Beschlagwortung, zum anderen das Scannen von Dokumenten mittels OCR. Dadurch wird der Text von gescannten Dokumenten für die DMS-Software les- und durchsuchbar.
Zugriff & Verfügbarkeit
Oft benötigt man ein bestimmtes Dokument, wenn man nicht gerade im Büro ist. Zum Beispiel eine abgelegte Rechnung für einen Kunden oder einen Plan auf einer Baustelle. In solchen Fällen hilft es, wenn man auch unterwegs Zugriff auf die DMS-Software hat. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder man arbeitet über einen Terminal-Server und bekommt so an die gewünschten Informationen, oder es steht eine App oder Web-Variante zur Verfügung. Falls es bei Ihnen Szenarien gibt, die einen mobilen Zugriff erfordern, sind Funktionen wie diese unerlässlich.
Zusammenarbeit & Workflows
Eine DMS-Software bringt auch Vorteile bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument. Einerseits ist gewährleistet, dass man an der aktuellsten Version arbeitet, andererseits bieten viele Programme die Möglichkeit Ansichten benutzerspezifisch einzustellen. Man sieht also nur die Daten, die man benötigt und kann sich voll auf seine Arbeit konzentrieren.
In der Software hinterlegte Workflows helfen bei der gemeinsamen Arbeit ebenso. Man kann Dokumente freigeben, revisionieren, weiterleiten oder sperren. So kann die gemeinsame Arbeit perfekt ausgeführt werden.
Revisionen
Das Erstellen von Revisionen ist für eine DMS-Software unerlässlich. Dabei wird sichergestellt, dass das Originaldokument unverändert bleibt. Für jede (maßgebliche) Änderung wird eine neue Version des Dokuments erstellt. Zusätzlich soll die Möglichkeit bestehen, Kommentare zu den einzelnen Revisionen zu erstellen, um die Änderungen zu dokumentieren.
Automatisieren von Prozessen
Durch die oben beschriebenen Funktionen ist es bereits möglich einige Prozesse, wie Dokumentfreigaben, zu automatisieren. Besonders mächtig wird eine DMS-Software, wenn sie in andere Unternehmensprozesse eingebunden wird. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von technischen Informationen (Strukturen) im Engineering oder die Dokumentenverwaltung in CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch hilft eine DMS-Software nicht nur bei der Digitalisierung, sondern auch bei der Automatisierung von Unternehmensprozessen. Es entstehen effiziente Arbeitsabläufe und die Wertschöpfung von Projekten steigert sich.
