Die Zeiten in denen eine Dokumentenmanagementsoftware (DMS) als reines Archiv gedient hat, sind lange vorbei. Heutzutage bieten moderne DMS-Systeme viele Funktionen, welche die Zusammenarbeit unterstützen.
Gemeinsam ein Dokument bearbeiten
Erfolgreiche Projekte sind meist Teamerfolge. Das schließt das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten mit ein. Dieselben Daten werden von vielen verschiedenen Personen benötigt, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Doch was ist notwendig um alle beteiligten Personen mit immer aktuellen Daten zu versorgen?
Dokumente zentral verwalten
Wenn alle Personen auf dieselben Daten zugriff haben sollen, müssen sie natürlich an einem Ort abgelegt sein. Eine zentrale DMS-Software ist ein geeigneter Ort dafür. Dokumente wie Pläne, Verträge, Dokumentationen, usw. werden zentral abgelegt und stehen somit jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Natürlich ist darauf zu achten, dass die gewählte DMS-Software über ein wirkungsvolles Rechtesystem verfügt. Dadurch haben nur die Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente, die auch Zugriff darauf haben dürfen.
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Inhalte auf die gleiche Art und Weise. Die Möglichkeit individuell auf Abteilungen oder Mitarbeiter angepasste Ansichten oder Auflistungen einzustellen, ist daher sehr wichtig für die Effizienz.
Vernetzung
Viele Dokumente werden an verschiedenen Orten benötigt. Im Büro, auf einer Baustelle, mobil bei einem Termin oder für Lieferanten. Moderne DMS-Systeme funktionieren auf verschiedenen Plattformen und unterstützen so die Vernetzung aller am Projekt beteiligten Personen und Unternehmen.
Stellen Sie sich vor, dass vom Vertrieb, über die Projektplanung, die Beschaffung bis zum Lieferanten und Kunden alle relevanten Personen sicheren Zugriff auf dieselben Dokumente haben. Egal ob über eine Desktopanwendung, einen Webservice oder eine App. Das ist eine Eigenschaft, die Projekte zukünftig vernetzter und effizienter werden lässt.
Fazit
Was wird also in Zukunft von modernen DMS-Systemen erwartet:
- Die Möglichkeit gemeinsam Dokumente zu bearbeiten
- Zentrale Datenverwaltung
- Effizientes Rechtesystem inklusive Workflows
- Individualisierte Ansichten für jeden Anwendungsbereich
- Vernetzung von Projektteams intern, bei Kunden und Lieferanten
- Plattformunabhängiger Zugriff (Desktop, App, Web)
